Inviato esito
Fondimpresa
Gara #492
Affidamento diretto, ex art. 50, comma 1, lett. b), d.lgs. n. 36/2023, per il servizio tech-based per gestire la compliance sulla conservazione documentaleInformazioni appalto
08/09/2026
Affidamento diretto / RDO
Servizi
€ 94.300,00
Agostinucci Alessandro
Categorie merceologiche
79411 - Servizi generali di consulenza gestionale
Lotti
Inviato esito
1
BCED614B0E
Solo prezzo
Affidamento diretto, ex art. 50, comma 1, lett. b), d.lgs. n. 36/2023, per il servizio tech-based per gestire la compliance sulla conservazione documentale
L’oggetto del presente affidamento riguarda servizio tech-based per gestire la compliance sulla conservazione documentale, in particolare:
A. ASSESSMENT
L’attività di assessment prevede un supporto per la definizione e/o aggiornamento dei processi di gestione della documentazione informatica prodotta nel contesto aziendale.
La fase di progetto è utile al fine di:
• censire l’«as-is», in termini di processi in essere e documentazione trattata;
• fornire le indicazioni operative alla luce dalle normative di settore («to-be»);
• individuare i documenti informatici non ancora versati in conservazione ma per i quali esistono obblighi o opportunità di conservazione in coerenza con la normativa vigente.
Sarà necessario coinvolgere le funzioni aziendali che, per lo svolgimento della loro attività, gestiscono documenti (digitali e cartacei) rilevanti ai fini della conservazione.
La mappatura è effettuata attraverso la compilazione da parte delle funzioni aziendali coinvolte di un assessment erogato per mezzo della piattaforma proprietaria di P4I, «Advisory360».
Lo svolgimento dell’attività di assessment consente di:
• individuare le funzioni aziendali che per lo svolgimento della loro attività gestiscono documenti (digitali e cartacei) rilevanti ai fini della conservazione;
• censire gli attuali processi seguiti per la gestione delle classi documentali in uso presso le funzioni aziendali in perimetro («as-is»), identificando e verificando nello specifico:
o i ruoli e le responsabilità nell’ambito del processo di riferimento;
o le tipologie di documenti cartacei e digitali gestiti dalle funzioni coinvolte;
o l’attuale modalità di gestione e archiviazione e/o conservazione per ciascuna tipologia documentale;
o la presenza di eventuali firme autografe o digitali al fine di garantire l’efficacia legale dei documenti;
o gli attuali flussi autorizzativi di firma in essere.
Conclusa l’attività di mappatura, è prevista la predisposizione di un report riepilogativo finale, in cui verranno:
• riportati i risultati delle verifiche condotte ed evidenziati eventuali gap rilevati a livello di processo e/o gestione documentale;
• fornite indicazioni operative su aggiornamenti dei processi in essere, sulle modalità di gestione/sottoscrizione delle classi documentali analizzate e sull’eventuale evoluzione dei flussi autorizzativi di firma in vigore, alla luce dalle normative di settore («to-be»);
• indicati i documenti informatici non ancora versati in conservazione ma per i quali esistono obblighi o opportunità di conservazione in coerenza con la normativa vigente.
B. ATTIVITA CORE
Gestione del Sistema di Conservazione
La gestione del Sistema di Conservazione include la definizione e l'attuazione di regole, procedure e tecnologie per garantire l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici nel tempo.
Essa prevede la raccolta delle informazioni sui processi di conservazione, anche tramite analisi dei contratti in essere o da predisporre con i fornitori del servizio di conservazione.
A seguito di tali verifiche P4I supporterà il Fondo nell’attività di aggiornamento, ove necessario, dei contratti analizzati o nella predisposizione degli stessi e di eventuale documentazione di gara, nel rispetto di quanto previsto dalla normativa di settore.
Successivamente, è prevista la predisposizione del Manuale di Conservazione di Fondimpresa all’interno del quale vengono riportate le informazioni relative ai fornitori del servizio di conservazione e alle classi documentali conservate.
Gestione della Governance
La gestione della Governance include l’attività di valutazione dell’as-is e della configurazione di un to-be, con riferimento all’implementazione del Sistema di Conservazione digitale, che tenga conto degli aspetti umani, nonché dei processi e delle tecnologie di Fondimpresa.
Tale attività prevede:
• un supporto nella definizione, stesura e aggiornamento del sistema di deleghe alla gestione del Sistema di Conservazione (ruoli, compiti e responsabilità). In particolare, la stesura dell’atto di nomina del Responsabile della Conservazione – che sarà assunto da un professionista di Partners4Innovation S.r.l. - da presentare in Consiglio di Amministrazione;
• un supporto preliminare nei rapporti con l’Autorità per l’Italia Digitale e l’Agenzia delle Entrate e nei rapporti con i soggetti interessati dalla conservazione documentale (Conservatore, DPO, collegio sindacale, società di revisione, ecc.);
• l’organizzazione di SAL periodici al fine di fornire aggiornamenti sulla attività svolte e su quelle da programmare.
Gestione dei controlli
La gestione dei controlli è finalizzata a verificare il corretto svolgimento del processo di conservazione digitale, da parte dei fornitori del servizio di conservazione.
Tale attività include:
• il monitoraggio continuo per la verifica dell'efficacia delle procedure implementate e delle misure adottate nell’ambito del Sistema di Conservazione, per garantire la conformità relativa alla sicurezza delle informazioni e dei dati personali;
• lo svolgimento di un assessment all’anno (ove necessario) per ciascun fornitore del servizio di conservazione, volto a verificare il livello, in termini di qualità e di sicurezza, dei servizi prestati e l’integrità e la leggibilità dei documenti informatici conservati, attraverso l’estrazione a campione dei file e dei relativi metadati versati nel Sistema di Conservazione digitale.
Informazione e sensibilizzazione
Considerate le specifiche competenze richieste dalla normativa nell’ambito della Conservazione Digitale, l’attività di informazione e sensibilizzazione è finalizzata a:
• promuovere idonee iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione dei principi del Sistema di Conservazione;
• diffondere la cultura della digitalizzazione nel contesto aziendale;
• condividere informative periodiche relative ai principali aggiornamenti normativi e approfondimenti in merito alla Conservazione Digitale.
C. SUPPORTO CONSULENZIALE
Gestione del cambiamento
Le attività previste in relazione alla gestione del cambiamento prevedono:
• la pianificazione di campagne per la valutazione del livello di conoscenza dell’azienda o di singole aree funzionali rispetto ad ambiti coperti dalla normativa;
• la pianificazione ed erogazione di attività di formazione e affiancamento/coaching del personale, anche attraverso percorsi personalizzati, al fine di consentire una corretta gestione degli adempimenti sulla Conservazione Digitale nelle fasi di cambiamento dell’organizzazione.
Consulenza e pareristica
L’attività di consulenza e pareristica include, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i seguenti ambiti:
• supporto consulenziale in materia di digitalizzazione dei processi (es. individuazione di nuovi ambiti e documenti da digitalizzare);
• supporto consulenziale sul continuo miglioramento del Sistema di Conservazione digitale;
• erogazione pareristica specialistica in materia di Conservazione Digitale e gestione delle firme elettroniche;
• supporto nella definizione di aspetti legati anche alla protezione dei dati personali;
• supporto consulenziale su specifici aspetti in materia di sicurezza informatica;
• supporto al processo di software/vendor selection nell’ambito della Conservazione Digitale;
• verifica periodica degli SLA relativi al servizio di Conservazione Digitale.
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Scadenze
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10/09/2026 08:52
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Avvisi pubblici
Allegati
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Avviso Appalto Aggiudicato SHA-256: 5d62fb6c74f5a45e30c55240f97cad00138b357438236cc99f85b6c9ac27ec89 22/09/2026 15:05 |
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